Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

QHSE cert GmbH
Flugplatz 7 - 9
44319 Dortmund
 

1.                     Geltungsbereich

  • Diese AGB gelten für alle Vertragsverhältnisse zwischen dem Auftraggeber und QHSE cert GmbH über Leistungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Beurteilung von Management-Systemen und Prozessen und/oder einer Zertifizierung durch die QHSE cert GmbH.
  • Diese AGB gelten für die anwendbaren Zertifizierungsbedingungen des Umweltauditgesetz, der IAF bzw. DAkkS-Richtlinien, des EDL-G oder den Regelugen der zuständigen Behörden zur EfB-V einschließlich der auf den Vertragsabschluss gerichteten Erklärungen insbesondere unter Beachtung der Vorgabe der Aufsichtsbehörde für Umweltgutachter  sowie der Leitlinien des Umweltgutachterausschusses als auch der höchstrichterlichen Rechtsprechung und Entscheidungen der Clearingstelle oder Verwaltungsgerichten.
  • Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmern. Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Vertrages in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

Von diesen AGB abweichende, entgegenstehende oder ergänzende allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden, selbst bei Kenntnis, nicht anerkannt und diesen wird nachstehend ausdrücklich widersprochen.
Entgegenstehende allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers sind nur dann gültig, wenn die QHSE cert GmbH diesen ausdrücklich und schriftlich zustimmt.



2.                     Begriffsbestimmungen
Im Folgenden sind Begriffe und Bezeichnungen für die AGB definiert:

  • Akkeditierungsstelle  sind alle Stellen, Systemgeber und Zulassungsstellen zu verstehen, die die QHSE cert GmbH zur Durchführungen von Zertifizierungen Gutachten und Validierungen aufgrund Normen, Regularien oder Verträgen zur Zertifizierung von Organisationen zugelassen bzw. akkreditiert haben
     
  • Arbeitsergebnis (Nutzungsobjekt) sind Zertifikate, QHSE-Auditberichte, Validierungen und andere von der QHSE cert GmbH erbrachte Leistungen welche schriftlich, (elektronisch oder in Papierform) mündlich (fernmündlich oder persönlich) für einen Auftraggeber erbracht sind
     
  • Assessment sind alle Auditarten der jeweiligen  ISO Standards bzw.DIN Nomen oder in anderen Regelwerken  beschrieben, wie zum Beispiel Erstzertifizierungsaudits, Überwachungsaudits, Rezertifizierungsaudits, Nachaudits, Audits ausbesonderem Anlass, Wiederholungsaudits, Witnessaudits, Parallelaudits  als auch Gutachten, Validierung nach EMAS
     
  • Auftraggeber im Sinn dieser AGB ist, wer gegenüber der QHSE cert GmbH eine Bestellung oder sonstige auf den Vertragsabschluss gerichtete Erklärung abgibt und/oder mit der QHSE cert GmbH einen Vertrag abschließt. Auftraggeber bezeichnet jede juristische Person, die sich für eine Zertifizierung bewirbt, oder ein bzw. mehrere Zertifikate der QHSE cert GmbH hält. Dabei können in einem Zertifizierungsverfahren auch mehrere juristische Personen gemeinsam eine Zertifizierung anstreben bzw. halten. Für diese gelten die beschriebenen Allgemeinen Zertifizierungsbedingungen jeweils einzeln, während die spezifischen Bedingungen das gesamte Zertifizierungsverfahren spezifizieren.
     
  • Second Party Audit definiert ein Audit, bei dem Dritte (z.B. Lieferanten) anhand von Vorgaben des Auftraggebers auditiert werden oder bei dem der Auftraggeber anhand von Vorgaben Dritter, (.z.B. Auftraggebern) auditiert wird.
     
  • Spezifische Bedingungen bezeichnen die Vertragsbedingungen, welche die Zertifizierungsbedingungen  dieser AGB konkretisieren. Sie bestehen aus einem Angebot, einem oder mehreren Technischen Vertragsanhängen bezüglich des (der) gewählten Standard(s) sowie ggf. aktualisierten Aufwandskalkulationen.
     
  • Vertrauliche Informationen sind alle technischen, finanziellen, rechtlichen, steuerlichen Informationen, Informationen über Designs, Erfindungen, Marketing oder sonstige Informationen einschließlich Daten, Aufzeichnungen und Know-how, welche ein Auftraggeber direkt oder indirekt im Zusammenhang mit dem Vertrag der QHSE cert GmbH zugänglich macht oder QHSE cert GmbH auf sonstige Weise zur Kenntnis gelangen.
     
  • Vor-Assessment bezeichnet ein Vor-Audit, bei dem der Auftraggeber anhand eigener Vorgaben gegen gewünschte Kriterien  eines zuvor definierten Regelwerkes geprüft wird.
     
  • Zertifikat definiert in diesen AGB die von der  QHSE cert GmbH ausgestellten Zertifikate.
     
  • Zertifizierung Validierung oder Begutachtung umfasst alle Prüftätigkeiten, deren Ergebnis in einer formalen Bestätigung zur Einhaltung vorgegebener Anforderungen steht. Dies umfasst Zertifizierungen von Managementsystemen oder Verordnungskonformitäten als auch die Validierung von Umwelterklärungen.
     
  • Zertifizierungsanforderung umfassen alle Gesetze, Normen, Richtlinien, Verordnungen, Regularien, Regelwerke und sonstige Vorgaben des Gesetzgebers oder der Akkeditierungsstelle  anhand derer die QHSE cert GmbH den Auftraggeber auditiert, zertifiziert, begutachtet oder validiert.


     

3.                     Vertragsgegenstand
Die von der QHSE cert GmbH herausgegebenen Werbeunterlagen einschließlich der Informationen auf der website www.qhse-group.de / com  einschließlich der subdomains, stellen selbst noch kein Angebot für einen Vertragsabschluss dar. Ein Vertrag zwischen dem Auftraggebern und der QHSE cert GmbH kommt erst zustande, wenn der Auftraggeber ein in Textform abgefasstes Angebot der QHSE cert GmbH ohne Vorbehalte und Änderungen annimmt. Diese AGB werden dem Auftraggeber mit dem Angebot zur Verfügung gestellt und sind mit der Annahme des Angebots durch den Auftraggebern Vertragsbestandteil. Mit der Abgabe ihres Angebotes erklärt sich die QHSE cert GmbH einverstanden, eine Beurteilung des darin genannten Prüfgegenstands mit dem Ziel der Ausstellung von einem oder mehreren Zertifikaten auf Grundlage eines oder mehrerer Standards durchzuführen. Das schließt das Recht ein, die damit verbundenen Zertifizierungszeichen nach den in diesen AGB genannten Bestimmungen zu verwenden.

Der Vertrag zwischen der QHSE cert GmbH und einem Auftraggeber besteht aus den AGB in ihrer jeweils aktuellen Fassung einschließlich der für den Prüfgegenstand geltenden spezifischen Regelungen.. Der genaue Geltungsbereich dieses Vertrages bezüglich der Wahl des bzw. der Standards, der einbezogenen Standorte und ggf. unterschiedlichen juristischen Personen sowie der Tätigkeiten des Auftraggebers ist in den jeweiligen Vertragsanhängen aufgeführt. Die Angebote der QHSE cert GmbH sind gerechnet ab Angebotsdatum für 3 Monate gültig. Besondere Zusicherungen seitens der QHSE cert GmbH, z.B. Auftragserweiterungen Auftragsergänzungen sowie Änderungen, welche die Vergütung betreffen, bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform



4                      Vergütung und Zahlungsverzug
Die QHSE cert GmbH erbringt ihre Leistungen auf Basis der im Angebot genannten Vergütung/Stunden- oder Tagesssätze. Sofern nicht anders angegeben, verstehen sich alle Angaben zur Vergütung zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer und zzgl. Nebenkosten und Auslagen. Stellt sich während der Vertragsdurchführung heraus, dass über den ursprünglichen Vertragsgegenstand hinaus besondere, zusätzliche Leistungen seitens der QHSE cert GmbH notwendig werden, so informiert die QHSE cert GmbH den Auftraggebern hierüber unverzüglich. Zusätzliche Leistungen werden nur gegen gesonderte Vergütung erbracht. Die QHSE cert GmbH führt hierüber einen Leistungsnachweis. Sollten sich die Parteien auf keinen Stunden- oder Tagessatz einigen, so erfolgt die Abrechnung auf Basis des dem Auftrag zugrundeliegenden Stunden- / Tagessatzes.
Zahlungen sind bargeldlos auf das auf der Rechnung angegebene Konto zu leisten. Die Forderungen der QHSE cert GmbH sind innerhalb der in der Rechnung vereinbarten Frist zu zahlen. Ist in der Rechnung kein abweichender Termin angegeben, so sind die Forderungen der QHSE cert GmbH stets innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungszugang zu zahlen. Bei nicht fristgerechtem Zahlungseingang gerät der Auftraggeber automatisch in Zahlungsverzug und es werden Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe fällig. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt.Die QHSE cert GmbH hat das Recht, bei umfangreichen Leistungspaketen oder Leistungszeiträumen angemessene Haltepunkte gemessen am Fortschritt ihrer Leistungserbringung zu definieren und kann eine Teil-Vergütung vereinbaren. Die QHSE cert GmbH behält sich als Haltepunkt vor abschießende Dokumentationen wie z.B. Zertifikate oder Teilnahmebescheinigungen von erteilten Seminaren, nach Zahlungseingang der betreffenden Vergütung  dem Auftraggeber auszuhändigen. Zahlungsanweisungen, Schecks und Wechsel werden nicht angenommen.
Die QHSE cert GmbH behält es sich vor, wenn der Auftraggeber ohne rechtfertigenden Grund die Zahlungsbedingungen nicht einhält oder nach Vertragsabschluss eine wesentliche Vermögensverschlechterung des Auftraggebern bekannt wird, weitere Leistungen nur auszuführen, wenn der Auftraggeber zuvor eine entsprechende Vorauszahlung oder eine Sicherheitsleistung durch selbstschuldnerische Bankbürgschaft erbracht hat.



5                      Aufrechnung und Zurückbehaltungsrecht des Auftraggebern
Ein Auftraggeber kann ein Zurückbehaltungs- und Aufrechnungsrecht nur ausüben, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht. Darüber hinaus steht dem Auftraggebern das Recht zur Aufrechnung und zum Zurückbehalt nur dann zu, wenn sein Gegenanspruch rechtskräftig festgestellt oder von der QHSE cert GmbH anerkannt wurde oder unbestritten ist.



6                      Schweigepflicht und Datenschutz
Die QHSE cert GmbH verwendet alle ihr vom Auftraggebern im Rahmen eines Auftrags übergebenen Unterlagen und mitgeteilten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse ausschließlich für Zwecke der Vertragsdurchführung und behält hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen. Dritte in diesem Sinne sind nicht die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses Beteiligte.  Ebenso bleibt die Weitergabe von Unterlagen und Informationen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder im Rahmen der eigenen Rechtewahrnehmung an Behörden, Gerichte, Zulassungsbehörden etc. hiervon unberührt. Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt auch über die Beendigung eines Vertragsverhältnisses hinaus. Die QHSE cert GmbH erhebt, verwendet und speichert personenbezogene Daten auf Basis der geltenden Datenschutzgesetze und nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung und -abwicklung notwendig ist. Dokumente jedweder Leistung der QHSE cert GmbH werden für die Auftraggeber bei der QHSE cert GmbH für 2 Jahre archiviert, sofern anwendbare gesetzliche Regelungen anderweitige Aufbewahrungsfristen fordern.



7                      Mitwirkungspflichten des Auftraggebern
Ein Auftraggeber unterstützt die QHSE cert GmbH bei der Erfüllung der von ihr vertraglich geschuldeten Leistungen. Dazu gehört insbesondere die rechtzeitige Verfügung aller relevanten Unterlagen vor Bearbeitungsbeginn in vollständiger und geordneter Weise,  sowie das rechtzeitige zur Verfügung stellen von relevanten Informationen. Die QHSE cert GmbH wird während erforderlicher Ortsbegehungen unterstützt und Verantwortliche oder Benannte des Auftraggebers  stehen im vorgesehen Zeitraum insbesondere zur Leistungsdurchführung zur Verfügung. Der Zugang zu allen relevanten Bereichen vor Ort und ggfs. bei Dritten wird sichergestellt. Der Auftraggeber hat die QHSE cert GmbH unaufgefordert und rechtzeitig von allen Sachverhalten zu unterrichten, die zur sachgemäßen Auftragserfüllung relevant sein können. Mitwirkungshandlungen nimmt der Auftraggeber auf eigene Kosten vor. Die QHSE cert GmbH wird vom Auftraggebern ermächtigt, bei Beteiligten, Behörden und dritten Personen die für die Vertragsdurchführung notwendigen Auskünfte einzuholen und Erhebungen durchzuführen. Sofern dies im Einzelfall erforderlich ist, ist vom Auftraggeber eine schriftliche Vollmacht zugunsten der QHSE cert GmbH auszustellen.
Bei Zertifizierungsbeauftragungen ist ein Auftraggeber verpflichtet, die QHSE cert GmbH über jedwede Angelegenheit zu informieren, die die Fähigkeit des Systems beeinträchtigen könnte, weiterhin die Anforderungen der jeweiligen zur Zertifizierung genutzten Norm zu erfüllen (z.B. Änderungen bezüglich Rechts- oder Organisationsform, wesentliche Veränderungen des Managementsystems und der Prozesse, Änderungen des vom zertifizierten Managementsystems erfassten Geltungsbereiches, etc.)  Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen und QHSE cert GmbH unverzüglich und jederzeit alle Änderungen, die Einfluss auf die Erfüllung der Voraussetzungen der Zertifikatserteilung oder Zertifikatsaufrechterhaltung haben können, mitzuteilen. Ein Auftraggeber ist verpflichtet, jeden Verweis auf eine Systemzertifizierung zu unterlassen, der auch nur stillschweigend andeuten könnte, dass die Zertifizierungsstelle ein Produkt (einschließlich einer Dienstleistung) oder einen Prozess zertifiziert hat. Die Nichtbeachtung  dieser genannten Pflichten kann dazu führen, dass die Leistung der QHSE cert GmbH unmöglich wird und ein Audit und/oder das Zertifizierungsverfahren abgebrochen werden muss. Bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen die genannten Pflichten ist QHSE cert GmbH zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags sowie zum Entzug des Zertifikats berechtigt. Weitere Schadensersatz- und sonstige Ansprüche bleiben unberührt.



8                      Arbeitsergebnisse und Abgabetermine
Eine  Berichterstellung und Übergabe digitaler Daten/Arbeitsergebnisse oder in Papierform durch die QHSE cert GmbH erfolgt entsprechend der im Angebot genannten Bestimmungen. Fremdsprachige Ausfertigungen von Arbeitsergebnissen werden nur nach vorheriger Vereinbarung erstellt. Definierte Abgabetermine für Arbeitsergebnisse und sonstige Termine sind für die QHSE cert GmbH nur nach vorheriger Vereinbarung verbindlich.



9                      Nutzungsrecht an Arbeitsergebnissen
Erst mit vollständigen Zahlung der vereinbarten Vergütung erhält ein Auftraggeber an den von der QHSE erbrachten Arbeitsergebnissen das ausschließliche, zeitlich und räumlich unbegrenzte Recht, die Arbeitsergebnisse für die eigene Verwendung und interne Zwecke einzusetzen, zu vervielfältigen, zu bearbeiten sowie mit anderen Materialien zu verbinden.
Wird einem Auftraggeber explizit ein Zertifikat erteilt oder werden einem Auftraggeber audit- bzw.prüfbezogene Dokumente zur Verfügung gestellt, (z.B. Auditberichte) erhält der Auftraggeber das Recht, diese  Arbeitsergebnisse gemäß den nachstehenden Bestimmungen zu nutzen. Die QHSE cert GmbH bleibt Eigentümer des Arbeitsergebnisses und insoweit bestehender Marken- und Urheberrechte und behält das Recht, Arbeitsergebnisse zu archivieren.  Insofern ein Auftragsumfang ein Multisiteverfahren betrifft, erhält die Auftraggeber-Zentrale das Recht, das eingeräumte Nutzungsrecht an deren Standorte, die im Geltungsbereich der Organisation einbezogen sind, unterzulizenzieren, wenn der betreffende Standort verbindlich erklärt hat  diese AGB einzuhalten. Der Standort erhält kein Recht, das Nutzungsrecht weiter zu lizenzieren. Ein Auftraggeber hat einem Standort unverzüglich das Nutzungsrecht zu entziehen, wenn ein Standort Gründe gegen diese AGB verwirklicht.
Arbeitsergebnisse dürfen  nicht in einer Form angewendet werden, die dem Image der QHSE cert GmbH schädigen könnte oder als irreführend angesehen werden kann. Der Auftraggeber wird Arbeitsergebnisse  nur im Einklang mit geltenden Gesetzen einsetzen. Ein Arbeitsergebnis darf nur in der Form verwendet werden, wie es erteilt und übergeben wurde. Jedwede Veränderungen am Inhalt, im Layout, in der Farbe oder im Text sind unzulässig. Ein Auftraggeber ist nicht berechtigt, lediglich Ausschnitte eins Arbeitsergebnisses zu verwenden, d.h. ein Arbeitsergebnis darf nur jeweils als Ganzes verwendet werden.
Bei Arbeitsergebnissen in elektronischer Form ist ein Auftraggeber berechtigt, das Arbeitsergebnis insofern zu skalieren, dass der enthaltene Text mit Nutzung gängiger und verbreiteterer Software vollständig lesbar bleibt und die Proportionen von Text und Zeichen nicht verändert werden. Ein Auftraggeber hat den Bezug des Arbeitsergebnisses auf den Prüfgegenstand sicher darzustellen, dass durchschnittlich verständige Verbraucher die Kennzeichnung der geprüften, beurteilten, validierten und/oder zertifizierten Tätigkeiten, Prozesse, Systeme oder Qualifikationen versteht. Ein Arbeitsergebnis darf nur im Zusammenhang mit den Tätigkeiten, Prozessen, Systemen oder Qualifikationen verwendet werden, für die das Arbeitsergebnis erteilt wurde und mit den zugrundeliegenden Regelwerken im Einklang steht. Ein Auftraggeber darf ein Arbeitsergebnis nicht zur Bewerbung eines Produkts verwenden oder eine Produktprüfung darstellen.  Die QHSE cert GmbH haftet nicht für eine unzulässige Verwendung des Arbeitsergebnisses Arbeitsergebnisse,  insbesondere Zertifikate,  dürfen nur während des angegebenen Gültigkeitszeitraums verwendet werden und solange die Zertifizierung nicht ausgesetzt ist. Endet der Gültigkeitszeitraum des Zertifikats bevor eine Rezertifizierung durchgeführt wurde, darf das Zertifikat nicht mehr verwendet werden bevor ein neues Zertifikat erteilt wurde.
Die  QHSE cert GmbH ist jederzeit berechtigt  ein Zertifikat einzuschränken, auszusetzen, abzuerkennen und/oder zu entziehen, wenn Voraussetzungen der Zertifikatserteilung aufgrund nachstehender Bedingungen nicht (mehr) erfüllt sind:
 

  • im Zertifizierungsverfahren unvollständige oder unwahre Angaben gemacht wurden;
  • ein Auftraggeber den im Zusammenhang mit der Zertifizierung aufgegebenen Pflichten nicht nachkommt, z.B. der Informationspflicht über
  • Änderungen oder die Leistungspflichten aus dem Vertrag mit QHSE cert GmbH, insbesondere Zahlungspflichten, nicht erfüllt;
  • der Vertrag mit QHSE cert GmbH über die Zertifizierung endet;
  • ein Arbeitsergebnis entgegen dieser AGB oder andere gesetzliche Regelungen verwendet wird;
  • ein erforderliches Überwachungsaudit oder ein sonstiges von QHSE cert GmbH angeordnetes Audit nicht fristgerecht oder nicht vollständig durchgeführt ist/wird
  • ein Überwachungsaudit ergibt, dass die Vorgaben der Zertifikatserteilung nicht mehr vorliegen/eingehalten ist/werden
  • sonstige Gründe für einen Zertifikatsentzug gemäß dieser AGB oder dem Vertrag vorliegen.




10                    Entzug oder Gültigkeitsablauf von Arbeitsergebnissen
Die  QHSE cert GmbH ist bei Entzug eines Zertifikats bzw. Gegebenheit von Gründen die einen Entzug rechtfertigen (es gilt Nr. 9 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB). berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Nach Entzug des Zertifikats oder Ablauf einer Zertifikatsgültigkeit hat ein Auftraggeber jedwede Nutzung des vertraglich bestimmten Arbeitsergebnisses einzustellen, insbesondere jegliche Werbung zu unterlassen, die sich auf das Arbeitsergebnis  oder die zugrunde liegende Dienstleistung der QHSE cert GmbH bezieht und hat sämtliche von QHSE cert GmbH angeforderten Zertifizierungsdokumente im Original zurückzugeben.
Duplikate und elektronisch vervielfältigte Zertifikate oder Abbildungen in Unterlagen als auch Webseiten des Auftraggebers sowie ggf. seiner Niederlassungen sind aus ihrer Anwendung zu entfernen. Die Entfernung aus dem öffentlichen Raum ist gleichzeitig mit Rückgabe der Originale der QHSE cert GmbH bekannt zu geben. Die QHSE cert GmbH haftet nicht für Schäden, die einem Auftraggeber aus einem berechtigen Entzug eines Zertifikats oder einer selbst verschuldeten Gültigkeitsüberschreitung einer Zertifizierung entstehen.



11                    Rechte des Auftraggebern bei Mängeln der Leistungen
Treten bei Leistungen der QHSE cert GmbH, Mängel oder Pflichtverletzungen seitens der QHSE cert GmbH auf, so ist ein Auftraggeber, soweit dies möglich ist, verpflichtet, der QHSE cert GmbH unter Gewährung einer angemessenen Frist Gelegenheit zu geben, die bisher erbrachte Leistung nachzubessern bzw. eine Pflichtverletzung zu beheben. Wird nicht innerhalb angemessener Zeit nachgebessert oder schlägt die Nachbesserung zweimalig fehl oder ist einem Auftraggeber aus sonstigen Gründen die Nachbesserung nicht zumutbar, kann der Auftraggeber vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung mindern. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Schadensersatz kann der Auftraggeber nach den gesetzlichen Voraussetzungen und unter Berücksichtigung  Nr. 12 dieser AGB verlangen.

Ist eine Werkleistung  der Vertragsgegenstand der QHSE cert GmbH und einem Auftraggeber, so ist die gesetzliche Haftung der QHSE cert GmbH wegen Mängel der Leistung (Gewährleistung) grundsätzlich zunächst auf die Nacherfüllung beschränkt; d. h., die QHSE cert GmbH kann einen gerechtfertigten Mangel nach ihrer Wahl beseitigen oder eine neue Werkleistung herstellen. Ein Auftraggeber hat der QHSE cert GmbH umgehend und ausreichend Gelegenheit zur Nacherfüllung zu geben. Bei einem Verstoß hiergegen ist die QHSE cert GmbH von der Haftung für die insoweit daraus entstehenden Folgen befreit. Der Auftraggeber darf den Mangel selbst oder durch Dritte nur dann beseitigen lassen und Ersatz für die erforderlichen Aufwendungen verlangen, wenn dies dringend notwendig ist, beispielsweise um drohende unverhältnismäßig große Schäden abzuwehren. Für den Fall, dass die Nacherfüllung trotz angemessener Fristsetzung nicht rechtzeitig erfolgt oder dass die Nacherfüllung als fehlgeschlagen anzusehen oder eine Fristsetzung zur Nacherfüllung aus anderen Gründen von Gesetzes wegen entbehrlich ist, ist ein Auftraggeber berechtigt, seine Gegenleistung zu mindern oder vom Vertrag zurückzutreten. Schadensersatz kann ein Auftraggeber nach den gesetzlichen Voraussetzungen und unter Berücksichtigung  Nr. 12 dieser AGB verlangen.

 

12                    Allgemeine Haftungsbeschränkung
Soweit ein Vertrag einschließlich dieser AGB keine anderweitigen Bestimmungen enthält, haftet die QHSE cert GmbH grundsätzlich nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Hiervon ausgenommen ist die Haftung für Personenschäden, die Haftung aufgrund ausdrücklich gegebener Garantien und die Haftung für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind die grundlegenden, elementaren Pflichten aus dem Vertragsverhältnis, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertraut und vertrauen darf. Soweit die QHSEcert GmbH nur fahrlässig gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt, ist die Haftung der Höhe nach auf den vertragstypischen und bei Vertragsabschluss vorhersehbaren Schaden bis maximal 100.000 € beschränkt.
Haftungsbeschränkungen gelten auch unmittelbar zugunsten der Organe sowie der Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen (z. B. Subunternehmer) der QHSE cert GmbH.
Ein Auftraggeber hat die QHSE cert GmbH schriftlich darauf hinzuweisen, wenn ein beauftragtes Gutachten auch für dritte Personen bestimmt ist und/oder zur Erlangung von Leistungen Dritter verwendet werden soll. Unterbleibt dieser Hinweis, so darf die QHSE cert GmbH davon ausgehen, dass keine Dritten in den Schutzbereich eines Vertrages einbezogen werden.



13                    Verjährung von Ansprüchen
Bei Ansprüchen eines Auftraggebers aus oder im Zusammenhang mit einem Vertrag gelten nachstehende Verjährungsfristen:

  • Bei der Erbringung von Werkleistungen durch die QHSE cert GmbH beträgt die Verjährungsfrist für Mängel 1 Jahr ab dem Zeitpunkt der Abnahme der Leistung.
  • Bei der Erbringung von Dienstleistungen durch die QHSE cert GmbH beträgt die Verjährungsfrist 1 Jahr mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Auftraggeber Kenntnis von den anspruchsbegründenden Umständen gehabt hat oder haben musste.

Die gesetzlichen Höchstfristen für eine Verjährung nach § 199 Abs. 2-5 BGB bleiben unberührt, ebenso die Verjährungsfristen nach § 197 BGB.



14                    Vertragsdauer und Kündigung
Ein Vertrag tritt mit erstmaliger Erteilung eines schriftlichen Auftrags und Einreichung der ausgefüllten Vertrags-Anhänge durch einen Auftraggeber in Kraft. Die Laufzeit ist an die Gültigkeit der erteilten Zertifikate gebunden, sie verlängert sich automatisch bei einer Neuerteilung von Zertifikaten.
Eine Kündigung durch einen Auftraggeber kann, soweit nicht anders vereinbart, mit einer Frist von mindestens sechs Monaten zur nächsten planmäßigen Prüfung gegenüber der QHSE cert GmbH schriftlich ohne Angabe von Gründen erklärt werden. Bei einer späteren Kündigung werden von der QHSE cert GmbH bereits anteilig erbrachte Leistungen gemäß den Spezifischen Bedingungen in Rechnung gestellt. Ein Auftraggeber ist berechtigt den Zertifizierungsvertrag innerhalb einer Frist von 4 Wochen nach Bekanntwerden eines gestiegenen Aufwands zu kündigen, wenn eine außerplanmäßige Prüfung entsprechend angekündigt oder durchgeführt wurde oder durch Veränderungen beim Auftraggeber entsprechend der Auditaufwand um mehr als 20% steigt oder durch eine Erhöhung des Tagessatzes entsprechend Nr 4 der AGB der Gesamtaufwand um mehr als 10 % steigt.

Beide Parteien können das bestehende Vertragsverhältnis jederzeit aus wichtigem Grund nach den gesetzlichen Vorgaben kündigen. Die Kündigung ist schriftlich zu erklären. Schuldet die QHSE cert GmbH Dienstleistungen, so ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen. Wichtige Gründe, die den Auftraggeber zur Kündigung berechtigen, sind – vorbehaltlich einer Einzelfallprüfung – insbesondere ein Verstoß gegen die Pflichten zur objektiven, unabhängigen und unparteiischen Leistungserbringung. Wichtige Gründe, welche die QHSE cert GmbH zur Kündigung berechtigen, sind – vorbehaltlich einer Einzelfallprüfung – insbesondere die Verweigerung des Auftraggebern von vertragswesentlichen und -notwendigen Mitwirkungshandlungen (z.B.  die zeitgerechte Zurverfügungstellung notwendiger Unterlagen zur Durchführung einer Zertifizierung  oder Erstellung  Gutachtens). Weitere wichtige Gründe sind insbesondere ein Zahlungsverzug des Auftraggebers mit einem nicht unerheblichen Teil der Vergütung in mindestens 25% des Rechnungsbetrages oder der unmittelbar drohende Vermögensverfall eines Auftraggebers.
Wird der Vertrag aus wichtigem Grunde gekündigt, den die QHSE cert GmbH zu vertreten hat, so steht ihr eine Vergütung für die bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachte Teilleistung nur insoweit zu, als diese für den Auftraggeber objektiv verwendbar ist. In allen anderen Fällen behält die QHSE cert GmbH, unter Abzug der ersparten Aufwendungen,. den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung. Sofern ein Auftraggeber im Einzelfall keinen höheren Anteil der ersparten Aufwendungen oder keinen höheren Erwerb durch anderweitige Verwendung der Arbeitskraft der QHSE cert GmbH bzw. das böswillige Unterlassen eines solchen Erwerbs nachweist, werden die ersparten Aufwendungen mit 20 % der Vergütung für die von der QHSE cert GmbH noch nicht erbrachten Leistungen bemessen



15                    Rückgabe von Unterlagen
Die QHSE cert GmbH hat die ihr von einem Auftraggeber überlassenen Unterlagen dann vollständig herauszugeben, wenn ihre vertragsgemäßen Leistungen vollständig erfüllt sind und sämtliche ihrer Ansprüche durch den Auftraggebern erfüllt worden sind. Sofern nicht längere gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen (EMAS - 5 Jahre), endet die Aufbewahrung von Auftraggebernunterlagen automatisch 2 Jahre nach Beendigung des Vertrages.



16.                   Weitere Bestimmungen
Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg ist durch die QHSE cert GmbH nicht geschuldet. Mit Erstellung der jeweiligen Prüf- bzw. Auditberichte gelten die vertraglichen Leistungen der QHSE cert GmbH als erbracht und abgeschlossen  Rechterhebliche Erklärungen und Anzeigen, die nach Vertragsschluss eines Auftraggebers gegenüber QHSE cert GmbH abgegeben werden (z. B. Fristsetzung, Mängelanzeigen, Erklärungen von Rücktritt oder Minderung) bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Nebenabreden vor oder nach Vertragsschluss bestehen nicht bzw. sind unwirksam. Hinweise auf die Geltung gesetzlicher Vorschriften haben nur klarstellende Bedeutung. Auch ohne eine derartige Klarstellung gelten daher die gesetzlichen Vorschriften, soweit sie in diesen AGB nur unmittelbar abgeändert oder ausdrücklich ausgeschlossen werden.  Die im Rahmen eines Beratungsvertrags abgegebene Beratungsleistungen, Hinweise, Vorschläge oder Stellungnahmen gelten stets als Vorschläge und beinhalten keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Kommunikationssprache zwischen den Parteien ist deutsch. Soweit die Kommunikation jedoch auf die bloße Weiterleitung oder inhaltliche Wiedergabe von fremdsprachigen Dokumenten oder Sachverhalten zum Gegenstand hat, ist auch die englische Sprache zulässig.
Ein Auftraggeber verpflichtet sich, eine Kontaktperson zu benennen, die gegenüber den Mitarbeitern der QHSE cert GmbH ermächtigt ist, Erklärungen mit Wirkung für und gegen den Auftraggeber und dessen Tochterunternehmen anzugeben, die im Rahmen der Fortführung des Auftrags als Zwischenentscheidung notwendig sind. Ergeben sich bei der Wahrnehmung der Aufgaben mit der Kontaktperson Fragen oder Probleme, die mit den zuständigen Stellen nicht geklärt werden können, ist die QHSE cert GmbH jederzeit berechtigt, die Geschäftsleitung des Auftraggebers unmittelbar zu kontaktieren.

16.1                   Gerichtstand
Sofern ein Auftraggeber Kaufmann oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Gerichtsstand der Sitz der QHSE cert GmbH. Die QHSE cert GmbH behält es sich dabei vor, auch am Allgemeinen Gerichtsstand des Auftraggebers zu klagen. Für die Geschäftsbeziehung mit dem Auftraggeber, insbesondere für die Begründung und die Abwicklung des Vertrages, ist ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des internationalen Privatrechts anwendbar.

16.2                  Preise
Die QHSE cert GmbH hat die im Vertrag vereinbarten Preise auf der Grundlage der Angaben des Auftraggebers über das Unternehmen kalkuliert. Bei Veränderung der Umstände innerhalb des Unternehmens eines Auftraggebers oder bei Veränderung der anwendbaren Normen und Regularien können sich die Art, der Umfang oder der Inhalt der durchzuführenden Audits und ggf. Zertifizierung ändern. In einem solchen Fall erfüllt der abgeschlossene Vertrag nicht mehr seinen Zweck. Die QHSE cert GmbH wird deswegen ein neues Angebot über die Leistungserbringung mit neuen Preisen und ggf. sonstigen Konditionen stellen. Nimmt der Auftraggeber dieses neue Angebot an, gilt der damit geschlossene geänderte Vertrag. Nimmt der Auftraggeber das neue Angebot nicht an, ist die QHSE cert GmbH berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen und, wenn ein Zertifikat erteilt wurde, dieses nach näherer Maßgabe dieser AGB zu entziehen.



 

Zertifizierung

Zertifizierungsordnung

QHSE cert GmbH
Flugplatz 7 - 9
44319 Dortmund

 

1                  Assessment (Audits und Gutachten / Validierungen)
1.1                 Einsatz von Auditoren und Gutachtern
Die QHSE cert GmbH hat das Recht, zur Erbringung der Zertifizierungsleistungen sowohl interne als auch externe Auditoren und Fachexperten einzusetzen. Die QHSE cert GmbH verpflichtet sich nur ausreichend qualifizierte und geeignete Auditoren, die als QHSE cert GmbH Auditoren berufen wurden, einzusetzen. Ein Auftraggeber ist nur berechtigt, einen von QHSE cert GmbH eingesetzten Auditor abzulehnen, wenn ihm die Zusammenarbeit mit dem Auditor unzumutbar ist oder ein Auditor aus anderen wesentlichen Gründen nicht zur Leistungserbringung geeignet ist. Der Auftraggeber hat QHSE cert GmbH die Ablehnung unverzüglich mitzuteilen und zu begründen. In einem solchen Fall ist QHSE cert GmbH verpflichtet, anstatt des abgelehnten Auditors einen anderen geeigneten Auditor einzusetzen. Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits ausfällt, benennt QHSE cert GmbH innerhalb angemessener Zeit eine Vertretung.  Für die Ablehnung dieses Vertreters gilt vorheriger Satz 3 entsprechend, (siehe auch 18.7).
Ein Auftraggeber verpflichtet sich, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der QHSE Auditoren / Gutachter beeinflussen könnte. Dies gilt insbesondere für Einlassungen zu Beratungstätigkeit oder Anstellung, Aufträge auf eigene Rechnung oder gesonderte Honorarabsprachen.  Ein Auftraggeber ist verpflichtet, der QHSE cert GmbH jede bekannte Situation offen zu legen, die ihn selbst oder die QHSE cert GmbH vor Interessenkonflikte stellen könnte. Die QHSE cert GmbH kann bei der Erbringung von Zertifizierungsleistungen veranlassen, dass Trainee- Auditoren die Auditoren und Gutachtern begleiten. Die QHSE cert GmbH verpflichtet sich nur nach Absprache mit einem Auftraggeber einen ausreichend qualifizierte Trainee-Auditor einem Assessment zuzuführen. Ein Auftraggeber ist berechtigt, einen von der QHSE cert GmbH anvisierten Trainee-Auditor abzulehnen.



1.2                 Audittermine und -fristen
Ein Auftraggeber kann Wunschtermine für die Durchführung von Audits angeben, welche die QHSE cert GmbH vor dem Hintergrund von Kapazitäten und Praktikabilität prüfen wird. Vom Auftraggeber angegebene Wunschtermine sind unverbindlich und müssen von der QHSE cert GmbH nicht eingehalten werden. QHSE cert GmbH und der Auftraggeber vereinbaren die verbindlichen Termine rechtzeitig vor einem geplanten Audit. Audits sind i.d.R. innerhalb bestimmter Fristen durchzuführen. Die QHSE cert GmbH wird den Auftraggeber über die Fristen, innerhalb derer Audits durchzuführen sind, informieren. Der Auftraggeber wird sich für die Terminvereinbarung mit der QHSE cert GmbH rechtzeitig in Verbindung setzen und einen Termin vereinbaren, dass die QHSE cert GmbH das Audit fristgerecht abschließen kann. Unterlässt der Auftraggeber seine Mitwirkung bei der Vereinbarung der Audittermine und kann deswegen ein Audit nicht oder nicht fristgerecht erfolgen, ist die QHSE cert GmbH berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen. Schadensersatz- und sonstige Ansprüche bleiben unberührt. die QHSE cert GmbH ist außerdem berechtigt, wenn ein Zertifikat erteilt wurde das Zertifikat zu entziehen.
Wenn der Auftraggeber ein begonnenes Audit abbricht oder wenn QHSE cert GmbH ein begonnenes Audit abbricht und dieser Abbruch auf einem in der Verantwortung  des Auftraggebers liegenden Grund beruht, wird der Auftraggeber der QHSE cert GmbH die entstandenen Mehraufwendungen ersetzen, die QHSE cert GmbH durch das Vorbereiten und/oder das erfolglose Bereitstellen der Auditleistungen sowie für die Verschiebung des Audits entstehen. Sollten an dem Ort oder in dem Gebiet, in dem QHSE cert GmbH Audits durchführen soll, schwerwiegende Ereignisse eintreten, wie insbesondere höhere Gewalt, Unruhen, kriegerische oder terroristische Auseinandersetzungen oder wurden für das Gebiet Reisewarnungen des Auswärtigen Amts ausgesprochen, ist die QHSE cert GmbH für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Wirkung von ihren Leistungspflichten zur Auditdurchführung befreit, selbst wenn sie sich in Verzug befinden sollte. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, sich von einem solchen Hindernis zu benachrichtigen und ihre Verpflichtungen den veränderten Verhältnissen nach Treu und Glauben anzupassen.



2                   Zertifizierungsverfahren

Nachstehende Zertifizierungsverfahren betreffen die in den jeweiligen Regelwerken verankerte Verfahrensvorschriften.

ISO Standards gem. DAU-Akkreditierung
EMAS gem. DAU-Akkreditierung
EEG gem. DAU-Akkreditierung
EfbV Regelwerke nach Vorgaben der behördlich zuständigen Stellen, KrWG, EfB-V, GewAbfV
WEEELABEX nach Vorgaben der CENELEC | WEEE regulation
EuCertPlast gem Vorgaben der Standards EU Plastic Recyclers Europe
RecyClass gem Vorgaben der Standards EU Plastic Recyclers Europe
RAL, DIN / EN Spezifikationen
BioStVachV, ISCC, SURE REDcert (BLE, SURE, ISCC, REDcert) unterliegen den jeweiligen Anforderungen


2.1                 Verfahrensablauf
Wenn ein Vertrag eine Zertifizierung vorsieht und den Verfahrensablauf nicht anders regelt, gliedert sich das Zertifizierungsverfahren in ein Erstzertifizierungsaudit für die erstmalige Erteilung des Zertifikats bzw. ein Rezertifizierungsaudit für die wiederholte Erteilung des Zertifikats, und regelmäßige Überwachungsaudits in den Phasen zwischen Erstzertifizierung und Rezertifizierung bzw. nach einer Rezertifizierung und der darauffolgenden Rezertifizierung.
Sind gemäß den Spezifischen Bedingungen mehrere Standorte eines Auftraggebers in die vereinbarte Prüfung einbezogen, finden die relevanten Regelungen des angewendeten Standards Anwendung
Stellen Auditoren oder Gutachter der QHSE cert GmbH bei einem Assessment  Mängel fest, die ein Auftraggeber nicht regelkonform und / oder fristgerecht behebt, ist QHSE cert GmbH berechtigt, den Vertrag auszusetzen oder außerordentlich zu kündigen. Schadensersatz- und sonstige Ansprüche bleiben unberührt. Die QHSE cert GmbH ist bei einer außerordentlichen Kündigung berechtigt, ein erteiltes Zertifikat auszusetzen oder zu entziehen.


2.2                 Voraudit
Auf Wunsch eines Auftraggebers kann die Durchführung eines Voraudits veranlasst werden. Die im Voraudit durchgeführten Untersuchungen beinhalten in der Regel die Prüfung der Managementdokumentation und die stichprobenartige Funktionsprüfung des Management-Systems. Das Voraudit erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit der festgestellten Mängel. Voraudits können in der Regel je Auftraggeber / Standort und Standard nur einmal durchgeführt werden.


2.3                 Erstzertifizierungsaudit (ISO)
Das Erstzertifizierungsaudit erfolgt, sofern sich aus einem Vertrag nichts anderes ergibt, in zwei Stufen, einer Bereitschaftsanalyse einschließlich einer Dokumentenprüfung (Stufe 1) und dem Assessment vor Ort an dem/den Standort/en des Auftraggebers (Stufe 2). Nach Abschluss der Stufe 2 wird der Bericht über das Assessment erstellt. Aufgrund der Ergebnisse der Stufe 1 können Änderungen in der Planung zur Stufe 2 erforderlich werden, wie z.B. Assessment-Verlauf, Zusammensetzung des Assessment-Teams oder der Termin des Assessments. Die Stufe 1 des Audits wird in der Regel ebenfalls vor Ort an dem/den Standort/en des Auftraggebers durchgeführt. Die Bewertung der Stufe 1 muss sicherstellen, dass die Ziele der Stufe 2 erfüllt werden können. Wenn zwischen Stufe 1 und Stufe 2 mehr als drei Monate und weniger als sechs Monate vergehen, sollte die Stufe 1 wiederholt werden. Nach Ablauf von sechs Monaten ist die Stufe 1 zu wiederholen. Ist die Einhaltung dieser Frist von 6 Monaten aufgrund eines in der Verantwortung des Auftraggebers liegenden Grundes nicht möglich, ist der Auftraggeber verpflichtet, die Stufe 1 kostenpflichtig erneut durchführen zu lassen. Hierfür erhält der Auftraggeber ein gesondertes Angebot. Ein Erstzertifizierungsaudit muss innerhalb eines Jahres nach Vertragsschluss begonnen sein.
Für Vorprüfungen gem. EfbV gelten die Regelungen der Entsorgungsfachbetriebeverordnungen


2.4                Überwachungsaudits
Während der Gültigkeitsdauer eines Zertifikats ist einem Auftraggeber entsprechend den vertraglichen und den von den Akkreditierungsstellen oder durch Gesetz vorgesehenen Regelungen verpflichtet, fristgerecht ein Überwachungsaudits durchführen zu lassen.


2.5                 Rezertifizierungsaudit
Ein Rezertifizierungsaudit entspricht dem Verfahren eines gesamtheitlichen Erstzertifizierungsaudits.


2.6                 Nachaudit
Werden bei Assessments durch Auditoren oder Gutachter der QHSE cert GmbH Mängel (Nichtkonformitäten) festgestellt hat die QHSE cert GmbH ein Nachaudit durchzuführen. Erhält die QHSE cert GmbH Kenntnis zu einer relevanten Beschwerde, die sich auf den Auftraggeber bezieht, so liegt es im Ermessen der QHSE cert GmbH, ein Nachaudit bzw. eine Verbesserungskontrolle durchzuführen. Die QHSE cert GmbH kann Zusatzaudits, auch kurzfristig verlangen, wenn plausible Gründe für eine mögliche Aberkennung eines von der QHSE cert GmbH ausgestellten Zertifikats bekannt werden, Besondere Audits z.B. zur Untersuchung von Beschwerden sowie bei der Änderung von Normen, Richtlinien oder Vereinbarungen, die der entsprechenden Zertifizierung zugrunde liegen. ist von der QHSE cert GmbH ein separates Angebot zu erstellen. Nachaudits sind innerhalb der von QHSE cert GmbH genannten Frist durchzuführen.


2.7                 Witnessaudit
Ein Auftraggeber gestattet Mitarbeitern oder Beauftragten von Akkreditierungstellen der QHSE cert GmbH in allen Betriebsstätten Witnessaudits oder Sonderaudits durchzuführen. Die Mitarbeiter oder Beauftragten der Akkreditierungstellen die ein Witness- oder Sonderaudit durchführen, werden von den Akkreditierungstellen ausgewählt; ein Auftraggeber ist lediglich berechtigt, einen solchen Mitarbeiter / Beauftragten bis spätestens 2 Wochen vor einem geplanten Audittermin schriftlich abzulehnen, wenn die Zusammenarbeit mit dem betreffenden Witnee-Auditor  trotz ergriffener Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit unzumutbar ist. Bei berechtigter Ablehnung eines Mitarbeiters / Beauftragten einer  Akkreditierungstelle wird sich QHSE cert GmbH darum bemühen, dass die Akkreditierungstelle den Mitarbeiter / Beauftragten austauscht. Sollte ein Austausch nicht möglich sein, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.  Ein Auftraggeber verpflichtet sich, auch bei seinen Herstellern und Subunternehmen oder die seiner Niederlassungen, für die Möglichkeit solcher Witnessaudits / oder Sonderaudits zu sorgen.

2.8           Auditbegleitung von Akkreditierungstellen / zuständigen Behörden
Ein Auftraggeber gestattet Beauftragten von Akkreditierungstellen (DAU, DAkkS, BLE, PRE, WEEELABEX, SURE, ISCC,) sowie zuständigen Behörden / Aufsichtsbehörden der QHSE cert GmbH in allen Betriebsstätten Auditbegleitungen durchzuführen. Die Beauftragten der Akkreditierungstellen, zuständigen Behörden, die ein Witnessaudit oder eine Auditbegleitung durchführen, (z.B. gem. §40 Abs.2 S2 BioStNachV / § 15 Abs. 2 und 8 UAG) sind dabei befugt Grundstücke, Geschäfts- Betriebs- und Lagerräume, sowie Transportmittel zu betreten und Dokumentationen zur Evaluierung einer Auditierung einzusehen.  Ein Auftraggeber verpflichtet sich, auch bei seinen Herstellern und Subunternehmen oder die seiner Niederlassungen, für die Möglichkeit solcher Witnessaudits / oder Auditbegleitung zu sorgen.

3.    Zertifizierungsentscheidung
Nach ordnungsgemäßer Durchführung des Erstzertifizierungsaudits, des Rezertifizierungsaudits bzw. der Überwachungsaudits oder Nachaudit stellen die Auditoren / Gutachter der QHSE cert GmbH eine Zertifizierungsentscheidung über die Erteilung, Aufrechterhaltung, Erneuerung oder Erweiterung eines Zertifikats. Die Auditoren / Gutachter der QHSE cert GmbH treffen die Zertifizierungsentscheidung nach eigenem Ermessen innerhalb der anwendbaren Normen und Regeln und aufgrund der im Rahmen der Audits erhaltenen Informationen und Dokumente.

  1. Fällt die Zertifizierungsentscheidung positiv aus, erhält ein Auftraggeber nach näherer Bestimmung des Vertrags ein Zertifikat, bei einem Überwachungs-Audit die Information der fortlaufenden Aufrechterhaltung der betreffenden Zertifizierung.
  2. Fällt bei einer Erstzertifizierung die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber kein Zertifikat, weil nicht alle Voraussetzungen zur Konformität der betreffenden Norm für die Zertifikatserteilung erfüllt sind.
     
  3. Fällt bei einem Überwachungsaudit die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber keine Verlängerung der Gültigkeit
  4. Fällt bei einer Rezertifizierungsaudits die Zertifizierungsentscheidung negativ aus, erhält ein Auftraggeber keine Neueinstellung des Zertifikates


Liegen nach der Durchführung der Prüfung nicht alle Voraussetzungen zur Erteilung eines Zertifikates vor, werden Berichte erstellt, in denen die Abweichungen festgehalten bzw. Auflagen bekannt gegeben werden, die zur Erlangung des Zertifikates notwendig sind. Die Frist zur Behebung der Abweichung wird mit dem Auditor / Gutachter vereinbart und darf die gesetzlich geregelte Frist nicht überschreiten.  Nach Behebung der Abweichungen innerhalb dieser Frist erfolgt die Überprüfung der Wirksamkeit nach Ermessen der QHSE cert GmbH durch Prüfung nachgereichter Dokumente oder eine Nachprüfung vor Ort.
Können die Mängel in dieser Zeit nicht behoben werden, behält sich die QHSE cert GmbH eine Entscheidung über die Durchführung einer erneuten Nachprüfung vor.  Liegen auch nach zweimaliger Nachprüfung die Voraussetzungen nicht vor, kann das Zertifikat endgültig nicht erteilt werden. Ein neues Zertifizierungsverfahren muss dann als Erstzertifizierung durchgeführt werden.
 

3.1  Umgang mit Beschwerden und Einsprüchen (appeals-process)
Beschwerden zu Zertifizierungsentscheidungen oder einem Verfahren der Zertifizierungsstelle als auch Gutachter-Auswahl oder Audit-Berichte können an die QHSEcert GmbH gerichtet werden. Das Beschwerdeverfahren obliegt einem Mitarbeiter der QHSEcert GmbH, welcher nicht am betreffenden Zertifizierungs- / Verifizierungs- oder Validierungsverfahren beteiligt ist / war. Die Durchführung eines appeals-process / Beschwerde-Verfahren ist streng vertraulich und ist so durchzuführen, dass eine Benachteiligung des Einspruchs-/Beschwerdeführers ausgeschlossen wird.

In denen für einen appeals-process erforderlichen Vorgängen erfolgt eine Ursachanalyse, zur Entscheidungsfindung ob dieser appeals-process eine sog. berechtigte oder nicht berechtigte Beschwerde ist. Die Frist von Beschwerdeeingang bis zur Mitteilung über die Entscheidung an die Beschwerde-Vortragende Einspruchspartei sollte vier Wochen nicht überschreiten. Eine Entscheidung kann über eine Schiedsperson des gleichen Fachgebiets / Akkreditierung zur Entscheidungsfindung festgestellt werden. Der Ergebnis einer Entscheidung erfolgt ausschließlich in Schriftform.


4.                    Erteilung und Nutzung von Zertifikaten und Dokumenten
Wird einem Auftraggeber explizit ein Zertifikat erteilt oder werden dem Auftraggeber prüfbezogene Dokumente zur Verfügung gestellt, z.B. Audit-Berichte  /Gutachten (siehe Arbeitsergebnisse /Nutzungsobjekt), erhält ein Auftraggeber das Recht, das Nutzungsobjekt gemäß der Bestimmungen aus Nr 8 und Nr. 9 o.g. AGB und nachstehender Bestimmung zu nutzen.
Ein Zertifikat  darf nur während des im Zertifikat angegebenen Gültigkeitszeitraums verwendet werden und nur in dem Zeitraum solange eine Zertifizierung nicht ausgesetzt ist. Endet der Gültigkeitszeitraum des Zertifikats bevor eine Rezertifizierung durchgeführt wurde, darf das Zertifikat nicht weiter verwendet werden bevor ein neues Zertifikat erteilt wurde. Ein Auftraggeber darf nicht den Eindruck erwecken, seine Organisation stehe in einem gesellschaftsrechtlichen oder ähnlichem Verhältnis mit der QHSE cert GmbH oder einem mit QHSE cert GmbH verbundenen Unternehmen oder er könne für QHSE cert GmbH oder ein mit QHSE cert GmbH verbundenes Unternehmen auftreten. Die QHSE cert GmbH haftet nicht für eine unzulässige Verwendung des Zertifikates.


5.                   Veröffentlichung einer Zertifikatszuteilung
Die QHSE cert GmbH ist verpflichtet, Verzeichnisse (Zertifikatsdatenbank) der von ihr erteilten, ausgesetzten und zurückgezogenen Zertifikate zu führen und mit Name eines Auftraggebers, Adresse, zertifizierte Norm sowie Geltungsbereich zu veröffentlichen. Ein Auftraggeber kann in begründeten Ausnahmefällen eine Einschränkung der zu veröffentlichenden Informationen beantragen. Die QHSE cert GmbH ist aber in jedem Fall verpflichtet, den Status eines vorgelegten Zertifikates zu benennen.
Ein Auftraggeber erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die QHSE cert GmbH im Zuge einer erfolgreich erteilten Zertifizierung Re-Zertifizierung den Namen der Organisation des Auftraggebers, das Nutzungsobjekt, das der Auftraggeber nutzen darf (samt Identifikationsmöglichkeit), Gültigkeit des Nutzungsobjekts und sonstige zertifikatsrelevante Informationen wie Entzug oder Aussetzung im Internet veröffentlicht. Abweichend davon werden Zertifikate nach der Entsorgungsfachbetriebeverordnung, VerpackungsG, WEEELABEX und EuCertPlast auf den jeweiligen webseiten der ausstellenden Instituion veröffentlicht. Diese Veröffentlichung unterliegt nicht der Regelung der QHSE cert GmbH.


6.                  Vertraulichkeit
Neben Nr. 6 o.g. AGB gilt eine Information nicht als vertraulich, wenn sie zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch QHSE cert GmbH bereits öffentlich bekannt war oder ohne einen Verstoß zu Nr. 6 o.g. AGB öffentlich bekannt wurde, bzw. zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch QHSE cert GmbH dieser bereits bekannt war;

Neben Nr. 6 o.g. AGB gilt eine Information ebenso als nicht vertraulich wenn die QHSE cert GmbH diese vor dem Abschluss einer Vereinbarung von einem Dritten erlangt hat oder danach ohne Verletzung dieser Vereinbarung von einem Dritten erlangt, sofern der Dritte jeweils rechtmäßig in den Besitz der Vertraulichen Informationen gelangt ist und durch die Weitergabe nicht gegen eine ihn selbst bindende Vertraulichkeitsverpflichtung verstößt. Die QHSE cert GmbH wird vertrauliche Informationen streng vertraulich behandeln und sie Dritten weder weiterleiten noch auf sonstige Weise zugänglich machen sowie geeignete Vorkehrungen zum Schutz der vertraulichen Informationen treffen. QHSE cert GmbH darf Vertrauliche Informationen nur zu Zwecken der Vorbereitung, Einschätzung und Durchführung des Vertrags verwenden und nicht anderweitig zu ihren eigenen Gunsten oder den Gunsten von Dritten nutzen. Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten nicht, wenn ein Auftraggeber für den konkreten Einzelfall der Weitergabe vertraulicher Informationen an einen Dritten vorher schriftlich zugestimmt hat; Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit gelten nicht, wenn die QHSE cert GmbH zur Offenlegung vertraulicher Informationen durch Gesetz, den Beschluss eines Gerichts, der Anordnung einer Behörde oder sonstigen staatlichen Einrichtung oder aufgrund der Regularien einer Akkreditierungstelle verpflichtet ist. In diesen Fällen ist die QHSE cert GmbH ist berechtigt, von den schriftlichen Unterlagen, die der QHSE cert GmbH zur Einsicht überlassen oder für die Auftragsdurchführung übergeben wurden, Kopien für die eigenen Unterlagen zu behalten.
Stellt die QHSE cert GmbH vertrauliche Informationen im Einklang mit dieser Zertifizerungsordnung oder den sonstigen Vereinbarungen mit dem Auftraggeber Dritten zur Verfügung, wird die QHSE cert GmbH den Auftraggeber, soweit möglich und soweit erlaubt darüber in Kenntnis setzen. Im Falle einer Beschwerde, die sich auf den Auftraggeber bezieht, werden sich die QHSE cert GmbH, der Auftraggeber und der Beschwerdeführer über die eventuelle Veröffentlichung von vertraulichen Informationen, insbesondere der Gegenstand der Beschwerde sowie dessen Lösung, abstimmen. Die QHSE cert GmbH ist berechtigt, vertrauliche Informationen zu Zwecken der ordnungsgemäßen Aktenführung und Archivierung auch nach Vertragsende mit dem Auftraggeber zu behalten. Siehe auch Nr. 15 o.g. AGB


7.                  Datenschutz
Die QHSE cert GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes gem. der DSGV. Im Rahmen von gesetzlichen oder von Akkreditierungsstellen vorgeschriebenen Publikationspflichten darf die QHSE cert GmbH die Adressdaten eines Auftraggebers und zertifikatsrelevante Tatsachen bekannt geben. Die QHSE cert GmbH speichert, verarbeitet und nutzt auch personenbezogene Daten eines Auftraggebers zur ordnungsgemäßen Auftragserfüllung und für eigene Zwecke. Dazu setzt die QHSE cert GmbH auch automatische Datenverarbeitungsanlagen ein. Zur Erfüllung der Datensicherungsanforderungen der Anlage zur DSGV hat die QHSE cert GmbH  technisch-organisatorische Maßnahmen getroffen, die die Sicherheit der Datenbestände und der Datenverarbeitungsabläufe gewährleisten. Die mit der Verarbeitung beschäftigten Mitarbeiter sind auf die DSGV verpflichtet und gehalten, sämtliche Datenschutzbestimmungen strikt einzuhalten.



8.               Interne Audits, Second Party Audits und Multisiteverfahren
Bei internen Audits und bei Second Party Audits gelten diese Regelungen der Zertifizierungsordnung mit Ausnahme bzw. naheliegender Adaption. Ist im Rahmen des Second Party Audits ein Dritter zu prüfen/zu beurteilen und hat die QHSE cert GmbH mit dem zu prüfenden/zu beurteilenden Dritten keinen eigenen Vertrag geschlossen, wird der Auftraggeber diesen Dritten dazu verpflichten, diese AGB so einzuhalten, als wäre dieser Dritte selbst Auftraggeber. Bei Multisiteverfahren ist die Zentrale des Vertragspartners  verpflichtet für die Einhaltung dieser Zertifizierungsordnung und o.g. AGB durch die Standorte zu sorgen.



9.              Änderung der Zertifizierungsbedingungen
Die QHSE cert GmbH ist berechtigt, diese Zertifizierungsordnung zu ändern, wenn und soweit sich die Zertifizierungsanforderungen in einer Weise ändern, dass QHSE cert GmbH nur unter geänderten Bedingungen in der Lage ist, ihre vertraglich vereinbarte Leistung im Einklang mit den Anforderungen einer konformen Zertifizierung zu erbringen. Über Änderungen  wird die QHSE cert GmbH einen Auftraggeber mit einer angemessenen Frist von mindestens drei Monaten informieren. Ein Auftraggeber hat innerhalb der gesetzten Frist die Möglichkeit, der Änderung zu widersprechen. Widerspricht ein Auftraggeber innerhalb dieser Frist nicht, gelten die geänderten Zertifizierungsbedingungen als zwischen den Parteien vereinbart. Im Falle des Widerspruchs eines Auftraggebers haben beide Parteien das Recht, das Vertragsverhältnis mit einer Frist von einem Monat ab dem Zugang des Widerspruchs bei der QHSE cert GmbH zu kündigen.



10.                Unwirksamkeit einer Bestimmung
Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Regelungen dieser Zertifizierungsbedingungen gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung als vereinbart. Sofern keine gesetzliche Bestimmung besteht, verpflichten sich die Parteien eine neue wirksame Bestimmung zu vereinbaren, welche dem Sinn der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt unberührt.